Cómo simplificar el almacenamiento de información

Todos nos enfrentamos al riesgo de olvidar las tareas, ideas, proyectos, etc.

Una solución a este problema es guardar toda esa información, pero es una solución costosa —quizás si utilizas medios digitales es menos costosa, vale, de acuerdo, pero sigue siendo costosa.

Pero los costes que más me preocupan no son meramente el económico. Cuanta más información tengas…

• más complicado es mantener un orden en cómo guardar esa información.
• más complicado es el acceso y comprensión de la información.
• más complicado es mantener la coherencia.

Por ejemplo, cuando solo tienes notas de un proyecto es fácil organizar todas esas notas. Lo complicado es mantener notas de muchos proyectos distintos en paralelo, junto con tu área personal: ¿Dónde guardo esta nueva información? ¿Pertenece a este proyecto, pero también podría encajar en este otro proyecto? ¿Duplico las notas que pertenezcan a dos o más proyectos?

Además cuanta más información tengas en tu sistema, más complicado es acceder a una región en particular. Imagínate que has olvidado un proyecto de tu vida y quieres ponerte al día por donde lo dejaste —a no ser que te acuerdes— es probable que tengas que leer multitud de notas para sacar algo en claro.

Por último es también necesario mantener coherencia entre todas las notas. Una falta de coherencia puede llevarte a situaciones donde no sabes qué nota es la última versión y cuales eran las malas ideas que ya habías descartado.

Nuestro cuerpo también sufre este problema

Nuestro cuerpo también sufre este problema de almacenamiento de información:

• ¿Dónde guarda nuestro cuerpo el tamaño de nuestros músculos?
• ¿Y el recorrido de nuestras venas?
• ¿La longitud de nuestros huesos?
• ¿Cómo conectar cada nervio a cada músculo?
• Y un largo etc.

Fíjate en que toda esta información es increíblemente detallada, y más importante aún, es necesario que toda esta información mantenga una coherencia exquisita:

• Si un músculo es mas corto que el hueso, acabaríamos con una extremidad inútil.
• Si un nervio no encuentra su músculo correspondiente, nuestro cerebro no podría dar órdenes al músculo: otra extremidad inútil.
• Si las venas dejan sin oxigenar una región de cuerpo, esta moriría.

¿Dónde guarda toda esta información nuestro cuerpo?

La respuesta es que no la guarda, de esta forma evita el problema de raíz.

Bueno seamos justos, solo guarda la información mínima imprescindible: la longitud de los huesos. El resto de elementos definen su tamaño en relación a los huesos y tienen estrategias para, sin tener almacenada la información global, poder replicarla «in situ».

Por ejemplo, las venas se expanden por nuestro cuerpo haciendo un recorrido aleatorio, y donde haya un deficit de oxígeno es donde se quedan. Los nervios conectan músculos que no estén previamente conectados con el cerebro. Por eso no es necesario guardar la información del recorrido de las venas o los nervios, tienen estrategias para generar esa información utilizando la información de su entorno.

Este principio en biología se llama “sigue al hueso” (en inglés “follow the bone”).

Principio de obviedad

Este principio de “sigue al hueso” fue una revelación simplificadora para mí que se materializó en un nuevo principio: el principio de obviedad.

Principio de obviedad: almacena únicamente la información mínima que te permita replicar la información global.

Pensar en principios es algo que me gusta, porque me permite transferir ideas y formas de trabajo entre campos muy diversos.

Ejemplos de aplicación del principio de obviedad

Desde que formulé este “principio de obviedad”, he encontrado varias aplicaciones directas en distintos ámbitos:

• Zettelkasten:

La metodología Zettelkasten es una solución para el problema de almacenamiento de información: permite almacenar de forma ordenada y coherente una gran cantidad de notas manteniendo una buena accesibilidad. Pero aún así no es un sistema infalible y la calidad del sistema depende de la calidad de las notas.

En este caso yo aplico el principio el obviedad para decidir qué ideas quiero guardar como notas en mi Zettelkasten. De esta forma me aseguro guardar ideas nucleares de calidad.

• Personajes de ficción:

Cuando desarrollas la personalidad de un personaje de ficción, puedes acabar generando varias hojas con información de su historia, su trasfondo, su personalidad, sus gustos, etc.

En este caso, yo defino el hueso del personaje: su esqueleto. El esqueleto es núcleo duro que quiero para ese personaje. El resto de decisiones que tome, serán para rellenar el esqueleto, pero nunca deformarlo. De esta forma es muy fácil generar más información que sea coherente con la idea básica del personaje.

Por ejemplo, el esqueleto de un personaje es que es un tipo muy duro. Quizás no he definido nunca su aspecto, pero me es fácil imaginar un aspecto que crezca sobre este esqueleto de ser un tipo duro: gafas de sol, cicatrizes, musculado. Lo importante es que no olvide el núcleo del personaje, si olvido que tiene gafas de sol, puede ser malo para la historia, pero nunca será tan grave como olvidar que es un tipo muy duro.

• Proyectos en general:

Con respecto a proyectos aplico este principio parecido a lo que hago con los personajes de ficción. Primero defino su esqueleto mínimo y dejo para más adelante (o sobre la marcha) llenarlo con detalles. Porque hay muchos detalles de bajo nivel que se resuelven mejor cuando están en la situación.

Por ejemplo, quiero irme de vacaciones en tren a otra ciudad dentro de tres meses. El hueso de este proyecto es el viaje en tren, es lo que no tiene que fallar (sino no hay viaje).

Podría planificar de antemano multitud de detalles: donde comeré, a que hora me levantaré, cuantos litros de agua beberé, etc. Pero este tipo de cosas no son realmente necesarias de planificar de antemano, una vez que esté de vacaciones sé que puedo generar la información necesaria para encontrar comida: puedo simplemente pasear aleatoriamente por la ciudad y cuando encuentre un sitio de comida y tenga hambre, pues pararme a comer (igual que hacen las venas). Y dudo que se pueda llamar “vacaciones”, a un viaje donde tienes medido de antemano cuantos litros de agua tienes que beber a cada hora del día: ¡beberé cuando tenga sed!

Conclusión: me encanta encontrar principios simplificadores

Este ha sido solo un ejemplo de un principio que utilizo en mi vida. Pensar y definir principios es algo que realmente me gusta, porque siento que me ayudan a tomar mejores decisiones —o al menos a sistematizar la toma de decisiones.

Sin embargo, los principios no te van a hacer la cama: los principios tienen un fuerte componente subjetivo (no es posible aplicarlos de forma objetiva en cualquier situación), por lo que eres tú mismo quien tiene que regular la intensidad con la que aplicas esos principios. Yo los veo como una ley escrita en una tabilla de arcilla fresca, no debes romper nunca la tablilla, pero sí que puedes deformarla todo lo que necesites para que se adapte tus contexto y necesidades.

Y eso es todo por hoy, ¿qué principios sigues tú en tu vida?

Referencias:

• El principio de “follow the bone” se explica en “Systems biology course 2018 Uri Alon - Lecture 12 Modularity” (marca de tiempo 1:21:12).
• Este video explica que es beneficioso para Zettelkasten evitar escribir cosas obvias: “My university note-taking | Zettelkasten & more” (marca de tiempo 11:50).