El Jardín de Gestalt

Separa la gestión de tareas y de proyectos

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#productividad #gestión-de-tareas #gestión-de-proyectos #getting-things-done

Gracias a Getting Things Done1 (GTD) y Taskwarrior podía tener bajo control más de 300 tareas pendientes y varios proyectos activos a la vez.

Sin embargo, el mantenimiento de este sistema era costoso.

Todos los días, cuando empezaba a trabajar, lo primero que hacía era revisar mis tareas y mis proyectos. Pero esto no lo hacía porque fuese lo más eficiente: lo hacía porque era la única opción.

Este sistema gestionaba tanta complejidad que necesitaba usar mi mejor claridad mental (la que tenía por las mañanas) para priorizar correctamente el trabajo de cada día.

Este flujo de trabajo era frágil.

Cuando tenía el suficiente tiempo y claridad mental, todo iba bien.

Sin embargo, cuando no los tenía, la situación podía empeorar rápidamente. Debido a las prisas del día a día, dejaba de hacer la revisión por las mañanas y empezaba a «gestionar de cabeza» mis tareas y proyectos para “ahorrar tiempo”. El resultado era que pasaba a priorizar mal mi trabajo, lo que favorecía que ocurriesen más urgencias en mi día a día.

Un círculo vicioso.

La solución a esta espiral creciente de caos era hacer un parón en mi trabajo, recuperar tiempo y claridad mental para ordenar mis tareas y proyectos.

Los proyectos introducen demasiada complejidad

¿Dónde estaba el problema?

Estaba gestionando demasiada complejidad: estaba gestionando proyectos con mi gestor de tareas.

En Getting Things Done existe la idea de que todo lo que implica dos o más tareas es un proyecto. Sin embargo, es fácil acabar malinterpretando esta idea y pensar que:

  1. Un proyecto es únicamente una lista de tareas.
  2. Por tanto, puedo usar Getting Things Done para gestionar mis proyectos.

Esta es la raíz del problema: Getting Things Done es un método para gestionar tareas, no para gestionar proyectos. Además, este malentendido se ve reforzado porque muchos gestores de tareas modernos tienen tantas funcionalidades —más allá de la gestión de tareas— que nos invitan a gestionar proyectos con ellos.

El resultado es que ahogamos nuestra gestión de tareas con proyectos.

Separa la gestión de tareas y de proyectos

Un gestor de tareas es una herramienta que permite gestionar listas de tareas de forma eficiente. Sin embargo, un proyecto es más que una lista de tareas.

Un proyecto consiste en:

No es posible gestionar eficientemente toda la información de un proyecto mediante un gestor de tareas. Por ejemplo, muchos gestores de tareas permiten crear “proyectos” para agrupar tareas relacionadas. Incluso, permiten añadir notas a esos “proyectos”. Pero… ¿acaso tiene sentido gestionar las notas de un proyecto de esta forma? ¿No sería mejor usar un editor de notas para esto?

Esta situación es como querer utilizar una navaja suiza para cortar un árbol. Una navaja suiza puede tener una funcionalidad de mini sierra. Pero… ¿acaso esto la convierte en una herramienta adecuada? Lo que necesitas, en este caso, ¡es una motosierra!

Por tanto, la solución es simple2:

¿Qué es un gestor de proyectos?

Con respecto a las metodologías, es cierto que Getting Things Done tiene una parte orientada a la gestión de proyectos. Pero, en mi opinión, Building a Second Brain3 es un gestor de proyectos más completo.

Con respecto a las herramientas, mi recomendación es que uses la herramienta adecuada para cada tipo de información de un proyecto:

Conclusión: Soluciona la raíz de tus problemas

Desde que hice esta separación entre tareas y proyectos, mi gestión de tareas se ha simplificado. ¿Te acuerdas de que tenía más de 300 tareas pendientes? Ahora apenas llegan a las 30: la mayor parte de la complejidad de mi gestor de tareas está siendo gestionada ahora por herramientas más adecuadas.

El resultado es que la revisión de mis tareas es menos costosa y, por tanto, más robusta.

Otra ventaja de esta separación es que reduces la dependencia a tus herramientas. Al principio necesitaba usar Taskwarrior porque su funcionalidad es lo que me permitía gestionar toda esa complejidad innecesaria. Ahora, mi gestor de tareas puede ser algo realmente simple: una lista donde pueda escribir y tachar tareas.

Y, gracias a esta reducción de mi dependencia a la tecnología, he podido dar el salto a usar el método Bullet Journal que consiste en usar una libreta física para gestionar tus tareas.

En general, tenemos la tendencia de solucionar nuestros problemas utilizando herramientas más avanzadas. Sin embargo, es necesario profundizar, entender qué es lo que falla y aplicar una solución a la raíz del problema.

De lo contrario, estaremos usando navajas suizas para talar árboles.

Y tú, ¿usas una mini sierra o una motosierra para tus proyectos? ;-)

Referencias:

  1. “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” de David Allen. ↩︎

  2. Encontré por primera vez el consejo de separar la gestión de tareas y de proyectos en “Separating Task Management and Project Managament”. Después, continué profundizando y acabé encontrando los siguientes recursos “Stop Using Your Task Manager As A Project Manager!” y “Is It Really A Project?”. ↩︎

  3. “Building a Second Brain” de Tiago Forte. ↩︎

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