No olvides lo que estabas haciendo

El lunes pasado fue vacaciones.

Muchas veces tengo la tentación de querer adelantar algo de trabajo —durante los días libres— para así ir más descargado durante el resto de la semana.

En mi caso, trabajar en vacaciones, es un error.

Tanto es así que, de forma consciente, evito pensar en el trabajo cuando no estoy trabajando.

Esto no se debe a que piense que mi jefe me paga poco y que, por tanto, debo hacer lo mínimo posible.

Hago esto porque cumple un objetivo doble:

• descanso más profundamente
• vuelvo al trabajo con unos ojos frescos.

Esta decisión es lo mejor que puedo hacer para mí y para mi trabajo: los incentivos entre vida personal y vida laboral, por suerte, están alineados.

El riesgo de olvidar lo que estabas haciendo

El problema es que, si descansas profundamente, es fácil acabar olvidando lo que estabas haciendo en el trabajo.

Y, este olvido se paga caro: necesitas invertir tiempo y esfuerzo en reconstruir qué es lo que estaba pasado por tu mente en el pasado.

Muchas veces desearía poder hacer una llamada a mí yo del pasado para que me explicase:

• en qué estábamos trabajando
• por dónde nos quedamos
• qué es lo que tengo que hacer yo ahora que he vuelto de mis vacaciones.

Por desgracia, este tipo de llamadas no son posibles, pero hay una solución alternativa lo suficientemente buena…

Guarda la información del estado de tus proyectos

La solución es guardar la información que tenías en la cabeza antes de irte de vacaciones.

Deja por escrito qué es lo que estabas haciendo, la información que estabas utilizando, las tareas que tenías pendientes, las ideas que tenías para un proyecto, etc.

De esta forma, minimizas el riesgo de olvidar algo: siempre puedes leer tus notas para ayudarte a recordar.

Esta solución puede parecer obvia, pero no infravalores su utilidad, porque se puede aplicar a una gran cantidad de aspectos de tu vida.

Minimiza la fricción de cambiar de un proyecto a otro

He usado el ejemplo de las vacaciones porque creo que ilustra bien este problema. Sin embargo, existe otra versión de este problema que ocurre diariamente cuando trabajo.

En mi trabajo tengo varios proyectos abiertos a la vez.

Por ejemplo, digamos que tengo tres proyectos abiertos (A, B y C).

Durante el día reparto mi atención, de forma intermitente, a cada uno de estos proyectos: empiezo trabajando en A, para después pasar B, volver a A y acabar el día con C.

Cada vez que hago un cambio de un proyecto a otro ocurre algo parecido a irme de vacaciones (pero en menor escala): existe el riesgo de olvidar qué es lo que estaba haciendo.

Tener en la cabeza toda la información de todos los proyectos es agotador. Y, además, impide que te centres profundamente en el proyecto en el que estás trabajando en ese momento.

La solución es la misma que antes: guarda la información por escrito para evitar tener que guardarla en tu cabeza.

De esta forma, el cambio de un proyecto a otro (volver de vacaciones) se simplifica: es trivial recordar qué es lo siguiente a hacer.

¿Cuánta información hay que guardar?

Lo más probable es que ya tengas técnicas para ayudarte a recordar qué es lo que estabas haciendo (las listas de la compra es un ejemplo de esto).

El inconveniente principal, de estas técnicas, es encontrar un equilibro sobre cuánta información guardas:

• Guardar mucha información te asegura que no olvidarás nada, pero tendrás que invertir más tiempo y esfuerzo en guardar información.
• Guardar poca información requiere de poco tiempo y esfuerzo, pero tendrás más riesgo de olvidar algo.

Conclusión: reconstruye el estado mental que necesitas

Me gusta pensar en este proceso, de recordar qué es lo que estaba haciendo, utilizando otras palabras: reconstruir el estado mental que tenía en el pasado.

Quizás suena prepotente (llamar de esta forma a, simplemente, recordar tus ideas). Pero, la ventaja es que es un término general incluye más situaciones aparte del proceso de recordar información.

Por ejemplo, para trabajar en un proyecto necesitas dos cosas:

• la información del estado del proyecto (lo que hemos tratado en esta entrada)
• un estado emocional concreto.

Si estás harto de estar trabajando, aunque tengas toda la información disponible sobre un proyecto, no podrás trabajar en ese proyecto. Lo mismo ocurre si no te quedan energías creativas, o si tienes un exceso de creatividad.

Cada proyecto necesita un estado mental concreto para poder trabajar en él.

Es vital tener técnicas que nos faciliten llegar al estado mental que necesitamos en el momento que lo necesitamos.

De lo contrario, estaremos en el trabajo con el estado mental de las vacaciones y, de vacaciones con el estado mental del trabajo.

Y tú, ¿en qué piensas cuando estas de vacaciones?

Referencias:

• “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” de David Allen. Este libro explica cómo poder recordar cuál era el estado de tus proyectos y saber siempre cual es la siguiente acción a hacer.
• “Mind Management, Not Time Management: Productivity When Creativity Matters” de David Kadavy. Este libro explica a fondo cómo tener el estado mental que necesitas cuando lo necesitas.