Cómo capturar tus ideas en proyectos grandes

En la entrada anterior te mostré cómo usar etiquetas para capturar tus ideas y cómo evitar la fricción de cambio de contexto.

Sin embargo, solo vimos la versión reducida de esta metodología:

• trabajar con un documento
• usar un tipo de etiqueta.

Esta metodología escala realmente bien para gestionar proyectos que utilicen muchos documentos. Además, es posible utilizar más tipos de etiquetas para simplificar —aún más— el proceso de capturar y recuperar tus ideas.

En esta entrada aprenderás la versión avanzada de: “cómo usar etiquetas para capturar tus ideas”.

Cómo usar etiquetas en proyectos

Cuando empiezas un proyecto de escritura, lo normal, es utilizar más de un documento. De hecho, lo raro es que únicamente necesites un documento solo.

Por ejemplo: yo estoy escribiendo un cortolibro. He dividido este proyecto en varios documentos (todos dentro de una misma carpeta). En un documento tengo el texto de la introducción, en otro el primer capítulo, en otro la conclusión, etc. ¿Podría tener toda esta información en un único documento? Sí, pero me es más cómodo y manejable tener varios documentos pequeños que un único documento enorme.

En este caso, puedes seguir usando las etiquetas para capturar tus ideas en cada uno de los documentos.

¿El problema?

El buscador de texto, que usábamos en la anterior entrada, solo hacía búsquedas en un único documento. Por lo que, para encontrar todas las etiquetas de un proyecto, necesitas hacer búsquedas por separado en cada uno de los documentos.

Esto hace que sea más tedioso trabajar de esta forma (el número de búsquedas que tienes que hacer se multiplica), pero, aún así, sigue siendo posible usar esta metodología.

La fricción de capturar ideas sigue siendo nula, únicamente es la fricción de recuperar tus ideas (encontrar las etiquetas) la que aumenta. Y recuperar tus ideas es algo que se hace con menos frecuencia que capturar tus ideas, por lo que podemos soportar una fricción mayor.

Sin embargo, existe una solución elegante para esa situación.

Usa un buscador de texto que busque en el contenido de todos los documentos a la vez.

Este tipo de búsqueda es más sofisticada que la anterior (no todos los editores de texto pueden hacer esto), pero la gran mayoría de editores (buenos) pueden hacer esto sin problema.

De esta forma, con una sola búsqueda (esta vez a nivel de proyecto/carpeta) puedes buscar en todos los documentos donde hayas usado, por ejemplo, la etiqueta #TODO.

Haciendo una única búsqueda, obtendrás una lista de todos sitos donde tienes apuntada una idea o una tarea. Tendrás una visión global de cuál es el estado actual de ese proyecto.

Esto es realmente potente, y dudo que pueda expresarlo con palabras, por lo que te recomiendo que experimentes tu mismo con este tipo de búsquedas.

Etiquetas especializadas

Hasta el momento, solo hemos visto la etiqueta #TODO. Esta etiqueta sirve para recordarte una idea/tarea que quieres procesar/hacer en el futuro. Se trata de la etiqueta por defecto a usar para cualquier situación.

Pero existen más tipos de etiquetas.

Cuando utilices la etiqueta #TODO, empezarás a ver patrones que se repiten.

Por ejemplo:

• “He tenido una idea A. #TODO: revisar que esta idea es correcta.”
• “La cita del párrafo anterior creo que está mal. #TODO: revisar el origen de la cita.”
• “No sé si esta palabra se escribe a sí o no. #TODO: revisar cómo se escribe la palabra.”

¿Ves el patrón?

Cuando estoy escribiendo, muchas veces quiero revisar si algo está bien o no. Entonces, por economía de trabajo, en vez de escribir “#TODO: revisar que esto está bien” puedo directamente escribir “#revisar”.

Cada vez que veas la etiqueta #revisar, tendrás claro qué es lo que querías hacer en esa parte del texto (sin tener que hacerlo explícito mediante una etiqueta #TODO):

• “He tenido una idea A #revisar.”
• “La cita del párrafo anterior creo que está mal #revisar.”
• “No sé si esta palabra se escribe a sí o no #revisar.”

Ejemplos de etiquetas especializadas

Lo mejor es que definas tus propias etiquetas especializadas: las que tengan más sentido o utilidad para ti.

Pero, como empezar con una hoja en blanco es incómodo, te muestro a continuación algunas de mis etiquetas especializadas.

Para cada etiqueta te dejo una breve descripción y su equivalente en etiqueta #TODO.

Si conoces GTD, muchas de las etiquetas te serán familiares :-)

#in

Esta etiqueta indica que una idea está en mi bandeja de entrada y necesito volver a ella para clasificarla correctamente usando una etiqueta más concreta o eliminar esta idea si no es útil.

"#TODO: acabo de tener esta idea, no quiero olvidarla, pero no tengo tiempo para pensar más en ella. Vuelve a ella lo antes posible para procesarla."

#next

Esta etiqueta indica que una idea tiene prioridad para ser procesada. O, en otras palabras, cuando trabaje en ese proyecto debería primero procesar todas las ideas con esta etiqueta.

"#TODO: esta idea tiene prioridad. Cuando vuelva a trabajar, debo empezar por esta idea."

#maybe

Esta etiqueta indica que se trata de una idea que puede ser potencialmente útil en el futuro, pero que actualmente no merece la pena ponerse a trabajar en ella. Lo único que quiero es no olvidarla.

Esta etiqueta es complementaria a #next. Cuando una idea deja de tener prioridad, quito la etiqueta #next y pongo la #maybe. Y viceversa.

#TODO: esta idea puede ser útil en el futuro, pero ahora no gastes tiempo en ella."

#qqq

Hay veces que tienes que interrumpir a mitad una sesión de escritura porque…

• tienes que hacer algo más urgente y/o importante
• acaba la jornada laboral
• empieza una reunión
• etc.

En estos casos, utilizo esta etiqueta para recordar dónde me había quedado escribiendo antes de ser interrumpido. De esta forma, cuando vuelva a este proyecto, puedo volver rápidamente a abrir el documento en la posición donde lo había dejado.

"#TODO: me he quedado a mitad de hacer algo aquí mismo, cuando vuelva a trabajar en este proyecto, quiero continuar por aquí."

#extract

Yo utilizo la metodología Zettelkasten para tomar notas. Esta etiqueta me sirve para indicar que quiero añadir esa idea a mi Zettelkasten.

"#TODO: esta idea es muy buena, por lo que quiero extraerla y añadirla a mi Zettelkasten."

Conclusión: adapta esta metodología a tus necesidades

Con estas dos herramientas:

• buscar texto en varios documentos a la vez
• definir etiquetas especializadas

tienes la versión completa de esta metodología para capturar tus ideas mientras escribes.

Pero, ¡no pienses que es una metodología estática!

Como has visto, es realmente fácil extenderla para que se adapte a tus necesidades.

Además, como se basa en texto, te facilitas enormemente encontrar/crear herramientas adicionales para ampliar la funcionalidad de esta metodología.

Y tú, ¿cuándo vas a empezar a hacer tuya esta metodología?

Referencias:

• Las etiquetas especializadas que te he mostrado están inspiradas en “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” de David Allen.
• Si tienes interés sobre Zettelkasten, te recomiendo leer https://zettelkasten.de/introduction/